Werkwijze
Een financieel herstelonderzoek volgt doorgaans een gestructureerd proces om systematisch overbetalingen, fouten of inefficiënties in de financiële systemen van een bedrijf te identificeren en terug te vorderen. Hieronder volgen de belangrijkste stappen die hierbij betrokken zijn:
1. Voorbereiding van de audit
- Doelstellingen vaststellen : De doelen van de audit bepalen, zoals het opsporen van overbetalingen, factuurfouten of inefficiënties in crediteurenprocessen.
- Relevante gegevens verzamelen : Noodzakelijke financiële documenten verzamelen, zoals leverancierscontracten, facturen, betalingsbewijzen, inkooporders en andere relevante financiële gegevens voor de audit.
- Auditperiode selecteren : De te onderzoeken periode vaststellen (bijvoorbeeld de afgelopen 1-3 jaar) op basis van het bedrijfsbeleid, wettelijke grenzen of industrienormen.
- Team en middelen toewijzen : Beslissen wie de audit leidt en ondersteunt en zorgen voor een team met de juiste expertise in financiën, boekhouding en herstelaudits.
2. Gegevensextractie
- Toegang tot financiële gegevens : Het auditteam haalt gegevens op uit relevante financiële systemen, zoals boekhoud-, inkoop- en betalingssystemen.
- Gegevens organiseren : De gegevens worden georganiseerd en gecategoriseerd voor eenvoudige vergelijking, zoals het scheiden van facturen van inkooporders en betalingsrecords.
3. Analyse van financiële gegevens
- Gedetailleerde beoordeling uitvoeren : Facturen vergelijken met inkooporders, betalingsbewijzen en contracten om discrepanties te ontdekken, zoals dubbele betalingen, overfacturatie of gemiste kortingen.
- Overbetalingen of fouten identificeren : Zoeken naar fouten zoals dubbele betalingen, onjuiste facturering, verkeerde belastingheffingen of incorrecte toepassing van kortingen.
- Naleving van leverancierscontracten beoordelen : Controleren of betalingen overeenkomen met de overeengekomen voorwaarden. Bijvoorbeeld, als een leverancier volumekortingen heeft aangeboden die het bedrijf niet heeft ontvangen, is dat een potentiële terugvorderingsmogelijkheid.
4. Validatie van bevindingen
- Verificatie : Bevestigen dat de geïdentificeerde discrepanties geldig zijn door ze te controleren met ondersteunende documentatie (zoals contracten, e-mails, historische gegevens).
- Oorzaakanalyse : De onderliggende oorzaken van problemen begrijpen, zoals procedurefouten, systeemgebreken of hiaten in communicatie met leveranciers.
5. Rapportage en documentatie
- Herstelrapport opstellen : De bevindingen van de audit vastleggen in een gedetailleerd rapport, waarin de discrepanties, het totale bedrag aan potentiële terugvorderingen en de oorzaken van de problemen worden beschreven.
- Aanbevelingen : Aanbevelingen doen voor procesverbeteringen of corrigerende maatregelen om vergelijkbare problemen in de toekomst te voorkomen.
6. Terugvordering van overbetalingen
- Terugvorderingsproces starten : Samenwerken met leveranciers of dienstverleners om overbetaalde bedragen terug te vorderen. Dit kan onderhandelingen over terugbetalingen of kredieten voor toekomstige transacties omvatten.
- Onderhandeling en oplossing : Gesprekken voeren met leveranciers om tot wederzijds aanvaardbare oplossingen te komen, zoals het terugbetalen van overbetalingen of het aanpassen van toekomstige factureringspraktijken.
7. Opvolging en monitoring
- Terugbetaling verzekeren : De status van elke terugvordering volgen om te zorgen dat de gelden daadwerkelijk worden geretourneerd zoals afgesproken.
- Implementatie van corrigerende maatregelen opvolgen : Controleren of het bedrijf stappen heeft ondernomen om aanbevolen veranderingen door te voeren, zoals het herzien van inkoopprocessen of het verbeteren van financiële controles om vergelijkbare fouten te voorkomen.
- Toekomstige monitoring van leverancierscontracten : Doorlopende controle op leveranciersrelaties en contracten instellen om naleving van de onderhandelde voorwaarden te waarborgen.
8. Nabespreking van de audit
- Effectiviteit evalueren : Het algehele succes van de audit en het terugvorderingsproces beoordelen, door te analyseren hoeveel geld is teruggevorderd en of er operationele verbeteringen zijn bereikt.
- Continue verbetering : De auditbevindingen gebruiken om financiële praktijken te verfijnen, interne controles te verbeteren en strategieën voor leveranciersbeheer te optimaliseren.
Deze stappen zorgen ervoor dat financiële herstelonderzoeken grondig, efficiënt en effectief zijn in het identificeren van fouten en inefficiënties, terwijl ze ook een gestructureerde aanpak bieden voor het oplossen van problemen en het voorkomen van toekomstige fouten.