FAQ

Een herstelaudit biedt verschillende belangrijke voordelen voor bedrijven, doordat het hen helpt hun financiële processen te optimaliseren. Hier zijn enkele van de meest belangrijke voordelen:

1. Identificatie van overbetalingen of fouten

Een herstelaudit helpt bij het identificeren van overbetalingen, factureringsfouten of discrepanties in de rekeningen. Dit kan onder meer dubbele betalingen, gemiste kortingen, onjuiste contractvoorwaarden of foutieve facturering omvatten. Door deze te vinden, kan het bedrijf verloren geld terugvorderen.

2. Kostenbesparing

Door overbetalingen of fouten aan het licht te brengen, kan het bedrijf geld terugkrijgen dat onterecht is uitgegeven. In veel gevallen kan de auditor aanzienlijke bedragen terugvorderen die anders over het hoofd zouden worden gezien.

3. Verbeterde financiële controle

Audits geven bedrijven meer inzicht in hun financiële processen, waardoor ze de controle kunnen verbeteren en het risico op toekomstige fouten kunnen verminderen. Het biedt ook inzichten in systeemzwaktes die mogelijk moeten worden aangepakt.

4. Verhoogde operationele efficiëntie

Door financiële processen te beoordelen, kan een herstelaudit inefficiënties aan het licht brengen en aanbevelingen doen om de bedrijfsvoering te stroomlijnen. Dit kan leiden tot beter kasstroombeheer en algemene verbeteringen in de bedrijfsvoering.

5. Preventie van toekomstige fouten

Een audit kan patronen van terugkerende problemen onthullen, waardoor bedrijven corrigerende maatregelen kunnen nemen en soortgelijke fouten in de toekomst kunnen voorkomen. Het helpt bij het identificeren van zwakke punten in boekhoudsystemen, leverancierscontracten of inkoopprocessen.

6. Beheer van leveranciers- en verkopersrelaties

De audit kan ook zorgen dat bedrijven zich houden aan de onderhandelde contracten en voorwaarden met leveranciers en verkopers. Als er fouten of inconsistenties worden gevonden, kunnen de voorwaarden worden heronderhandeld of verwachtingen worden verduidelijkt om toekomstige geschillen te voorkomen.

7. Verbeterde naleving en risicobeperking

Herstelaudits helpen ervoor te zorgen dat bedrijven voldoen aan interne controles, belastingvoorschriften en externe auditnormen. Dit kan het risico op fraude of fouten verminderen die kunnen leiden tot regelgevende boetes.

8. Financiële transparantie

Herstelaudits zorgen voor een hoger niveau van transparantie en begrip van de financiële situatie van het bedrijf. Dit kan helpen bij de voorbereiding op externe audits, zodat alle documenten in orde zijn.

Kortom, een financiële herstelaudit helpt bedrijven bij het identificeren en terugvorderen van gemiste kansen voor kostenbesparing, het verbeteren van hun operationele processen en het beschermen tegen toekomstige lekkages.

De tijdlijn voor het zien van resultaten van een financiële audit kan variëren, afhankelijk van enkele factoren, zoals de reikwijdte van de audit, de complexiteit van de financiële gegevens en de efficiëntie van het auditproces zelf. Gewoonlijk kunnen de eerste resultaten van een audit binnen 3 tot 6 maanden na de start van de audit worden verwacht.

Hier is een overzicht van het proces:

Initiële fase (1-2 maanden) : Gedurende deze periode verzamelt en beoordeelt de auditor financiële gegevens, waaronder facturen, contracten, betalingsgeschiedenissen en andere documenten. In deze fase worden ook mogelijke discrepanties of overbetalingen geïdentificeerd.

Onderzoek en identificatie (2-4 maanden) : De auditor analyseert de gegevens om mogelijke fouten, overbetalingen of terugvorderbare bedragen te identificeren. Dit kan iets langer duren als er complexe of grootschalige transacties zijn die moeten worden doorzocht.

Oplossing en rapportage (4-6 maanden) : Zodra discrepanties zijn geïdentificeerd, zal het auditteam samenwerken met de organisatie om de rekeningen te reconciliëren, overbetalingen terug te vorderen en een rapport op te stellen met hun bevindingen.

Het financiële resultaat van een audit kan aanzienlijk variëren, afhankelijk van de grootte en complexiteit van de organisatie die wordt geaudit, de sector en de reikwijdte van de audit. Hier is echter een algemeen idee van wat je kunt verwachten :

1. Typisch herstelbereik:

     >        Kleine tot middelgrote bedrijven : Financiële audits kunnen resulteren in het                   terugvorderen van 1% tot 3% van de jaarlijkse uitgaven. Dit kan een aanzienlijk                 bedrag opleveren, afhankelijk van de grootte van het bedrijf.

     >        Grotere organisaties : Voor grote ondernemingen met uitgebreide transacties                 en leveranciers kan het herstel oplopen tot 5%.

2. Sectorvariaties:

     >        In de productie of detailhandel kunnen audits meer opleveren vanwege het                     hoge aantal transacties en leveranciersrelaties.

     >        In overheids- of publieke sectoraudits ligt de focus mogelijk meer op het                         waarborgen van naleving en het vinden van factureringsfouten, wat in                               sommige gevallen kan leiden tot een herstel van 3% tot 7%.

     >        Gezondheidszorgaudits kunnen geld terugvorderen vanwege overbetalingen                 aan leveranciers of factureringsproblemen die vaak over het hoofd worden                     gezien, wat kan resulteren in een hoger herstelbedrag.

3. Soorten recuperaties:

     >        Overbetalingen: Het identificeren van situaties waarin dubbele of onjuiste                         betalingen zijn gedaan.

     >        Prijsfouten: Het vinden van discrepanties in contractprijzen versus wat                               daadwerkelijk in rekening werd gebracht.

     >        Niet-goedgekeurde kortingen of kortingen: Het terugvorderen van geld van                     leveranciers die de afgesproken kortingen niet hebben toegepast.

     >        Contractonregelmatigheden: Het terugvorderen van geld van leveranciers of                   dienstverleners die zich niet aan de voorwaarden hebben gehouden.

4. Specifieke voorbeelden:

     >        Gezondheidszorg: Sommige zorgorganisaties kunnen miljoenen                                         terugvorderen door coderingsfouten, onjuiste facturering of niet-naleving van                 leverancierscontracten.

     >        Detailhandel: Voor grotere ketens kan een financiële audit leiden tot het                           terugvorderen van honderdduizenden tot miljoenen in                                                         leveranciersoverheffingen of onjuiste verzendkosten.

Al met al hangt het teruggevorderde bedrag af van hoe grondig de audit wordt uitgevoerd en hoeveel discrepanties er worden gevonden. Voor veel bedrijven kan een financiële herstelaudit leiden tot een aanzienlijke financiële winst, vaak meerdere keren het bedrag dat het gekost heeft.

Wanneer men een bedrijf inhuurt om een financiële audit uit te voeren, komt men doorgaans twee belangrijke prijsmodellen tegen: "no cure, no pay" en op basis van een vast bedrag. Wij werken met het model van variabele kosten. Dit is wat het betekent en hoe dit je budgettering kan beïnvloeden.

"No Cure, No Pay" (Contingency Fee) :

In dit model brengt het auditbedrijf alleen kosten in rekening als ze erin slagen om geld terug te vorderen of overbetalingen te identificeren. Dit is een veelgebruikte en aantrekkelijke aanpak omdat het de kosten en het financiële risico minimaliseert.

Hoe het werkt :

Het auditbedrijf voert hun werk uit zonder initiële kosten. Als ze fouten, overbetalingen of niet-geclaimde kortingen vinden, rekenen ze een percentage van de teruggevorderde fondsen.

Voordelen :

     >        Geen vooruitbetaling : Men hoeft geen budget toe te wijzen of iets te betalen                 tenzij de audit succesvol is.

     >        Risicoloos : Als er geen geld wordt teruggevorderd, hoeft men niets te                             betalen.

     >        Motivatie voor succes : Het auditbedrijf is sterk gemotiveerd om                                         terugvorderbare fondsen te vinden, aangezien ze alleen betaald worden als                   ze resultaten leveren.

Het aantal jaren dat men kan teruggaan tijdens een financiële audit hangt meestal af van de wettelijke verjaringstermijnen, de beleidsregels van de geauditeerde organisatie en de specifieke sectorstandaarden. Hier is een overzicht van wat men doorgaans kan verwachten :

1. Verjaringstermijn

De verjaringstermijn is de maximale periode waarin men juridische stappen kan ondernemen om overbetalingen terug te vorderen of schadevergoeding te eisen. Deze periode varieert afhankelijk van de jurisdictie en het type transactie. Gewoonlijk :

• 3 tot 4 jaar is de standaardperiode voor de meeste transacties, vooral voor bedrijven.
• In sommige jurisdicties kan de termijn oplopen tot 6 jaar, maar dit is minder gebruikelijk.

Sommige bedrijven kunnen contractuele voorwaarden of interne beleidsregels hebben die het mogelijk maken om verder terug te gaan, soms tot 7 jaar of zelfs 10 jaar, vooral als er een bepaling is die de herstelperiode in bepaalde gevallen (bijvoorbeeld fraude of misleiding) verlengt. 

2. Sector-specifieke richtlijnen

     >        Gezondheidszorg : In de gezondheidszorg kan men mogelijk tot 6 jaar                               teruggaan voor audits met betrekking tot overbetalingen,                                                     factureringsdiscrepanties of verzekeringsclaims, omdat zorgverleners en                         betalers verschillende tijdlijnen kunnen hebben.

     >        Overheidscontracten : Overheidscontracten staan vaak audits toe van                               transacties die tot 7 jaar teruggaan.

     >        Detailhandel / productie : Voor leveranciers- of verkopersaudits in sectoren                     zoals detailhandel en productie is het gebruikelijk om transacties van de                           afgelopen 3 tot 6 jaar te bekijken. 

3. Contractuele overeenkomsten

Sommige contracten met leveranciers kunnen specifieke clausules bevatten die de periode bepalen waarin men betalingen kan auditen of overbetalingen kan terugvorderen. Bijvoorbeeld:

     >        Contractclausules : Bepaalde leveranciersovereenkomsten kunnen een                           expliciete auditperiode vaststellen (bijvoorbeeld 5 jaar), waarna audits niet                       meer zijn toegestaan of herstelbeperkingen gelden.

     >        Betalingsvoorwaarden : Als er specifieke betalingsvoorwaarden zijn die                             langdurige kortingen of terugbetalingen omvatten, kan de auditperiode                           langer zijn dan de wettelijke verjaringstermijn.

4. Auditomvang

Belangrijke overwegingen :

     >        Documentatie : Hoe verder men teruggaat, hoe moeilijker het kan zijn om                         nauwkeurige en betrouwbare documentatie te verkrijgen, wat de effectiviteit                   van de audit kan belemmeren.

     >        Leveranciersrelaties : Teruggaan naar een lange periode kan ook de relaties                   met leveranciers of verkopers compliceren, die mogelijk hun zakelijke                               praktijken hebben veranderd, niet meer bestaan of documenten van eerdere                 jaren verloren hebben.

Samenvatting:

Men kan doorgaans 3 tot 6 jaar teruggaan bij het uitvoeren van een financiële audit. Als men in bepaalde sectoren werkt of specifieke contracten heeft, kan het mogelijk zijn om verder terug te gaan, zelfs tot 10 jaar, maar dit hangt af van het juridische kader, sectorstandaarden en de voorwaarden in de contracten. In geval van onzekerheid is het raadzaam om de auditfirma te raadplegen om te verduidelijken hoe ver ze kunnen teruggaan.

Een financiële audit kan zowel ter plaatse als op afstand worden uitgevoerd en de keuze voor de aanpak hangt vaak af van de aard van het bedrijf, het type audit en de capaciteiten van het auditbedrijf. Hier is een overzicht van beide methoden:

1. Financiële herstelaudit ter plaatse

Deze methode houdt in dat het auditteam naar uw locatie komt om de audit persoonlijk uit te voeren.

Voordelen :

     >        Directe toegang tot documenten : Het auditteam kan direct toegang krijgen                     tot fysieke documenten, boekhoudsystemen en personeel voor                                         verduidelijking van eventuele discrepanties.

     >        Samenwerking : Ter plaatse kunnen de samenwerking en communicatie                           tussen uw team en het auditbedrijf gemakkelijker plaatsvinden, vooral als er                   complexe kwesties zijn die onmiddellijke discussie of oplossing vereisen.

     >        Diepgaand onderzoek : Als de audit specifieke bedrijfsprocessen, interne                         controles of supply chain-activiteiten betreft, kan het ter plaatse zijn helpen                     om de context te begrijpen en herstelfondsen grondiger te identificeren.

Nadelen :

3. Hybride aanpak

Veel financiële audits zijn tegenwoordig hybride, waarbij de eerste documentverzameling en analyse op afstand plaatsvinden, gevolgd door een bezoek ter plaatse als verder onderzoek of verduidelijking nodig is. Dit stelt het auditbedrijf in staat om kosten te minimaliseren en de efficiëntie te verhogen, terwijl ervoor wordt gezorgd dat complexe of lastige kwesties ter plaatse worden behandeld.

Samenvatting:

• Remote audits zijn vaak kosteneffectiever en flexibeler, wat ze een populaire keuze maakt, vooral voor eenvoudige audits waarbij de meeste gegevens digitaal beschikbaar zijn.
• Ter plaatse audits bieden meer hands-on betrokkenheid en zijn beter voor complexere audits of wanneer diepgaand onderzoek naar fysieke documenten vereist is.
• Veel bedrijven kiezen tegenwoordig voor een hybride aanpak, waarbij de audit op afstand begint en alleen ter plaatse wordt uitgevoerd als dat nodig is voor extra context of verificatie.

Uiteindelijk hangt de keuze af van de specifieke eisen van uw bedrijf, de complexiteit van de gegevens en de capaciteiten van het auditbedrijf. Men kan de beste aanpak bespreken met het auditbedrijf voordat men met het proces begint.