Notre approche

Un audit de récupération financière suit généralement un processus structuré pour identifier et récupérer systématiquement les paiements excessifs, les erreurs ou les inefficacités dans les systèmes financiers d'une entreprise. Voici les étapes clés impliquées :

1. Planification pré-audit

Définir les objectifs : Etablir les objectifs de l'audit, tels que l'identification des paiements excessifs, des erreurs de facturation ou des inefficacités dans les processus des comptes fournisseurs.
Collecter les données pertinentes : Rassembler les documents financiers nécessaires, tels que les contrats fournisseurs, les factures, les registres de paiements, les bons de commande et autres données financières utiles à l'audit.
Selectionner la période d'audit : Déterminer la période à examiner (par exemple, les 1 à 3 dernières années) en fonction des politiques de l'entreprise, des limites légales ou des normes de l'industrie.
Affecter l'équipe et les ressources : Décider qui dirigera et soutiendra l'audit, en s'assurant que l'équipe dispose de l'expertise nécessaire en finance, comptabilité et audits de récupération.

2. Extraction des données

Accéder aux registres financiers : L'équipe d'audit extrait les données des systèmes financiers pertinents, tels que les systèmes de comptabilité, d'approvisionnement et de paiement.
Organiser les données : Les données doivent être organisées et catégorisées pour faciliter la comparaison, par exemple en séparant les factures des bons de commande et des registres de paiements.

3. Analyse des données financières

Effectuer un audit détaillé : Comparer les factures avec les bons de commande, les registres de paiements et les contrats pour repérer les divergences, telles que les paiements en double, les surfacturations ou les remises non appliquées.
Identifier les paiements excessifs ou les erreurs : Rechercher des erreurs comme les paiements en double, les facturations incorrectes, les erreurs de calcul des taxes ou l'application incorrecte de remises et rabais.
Evaluer la conformité des contrats fournisseurs : Vérifier que les paiements respectent les termes et conditions convenus. Par exemple, si un fournisseur a proposé des remises basées sur le volume mais que l'entreprise ne les a pas reçues, cela représente une opportunité de récupération.

4. Validation des résultats

Vérification : Confirmer la validité des divergences identifiées lors de l'analyse en les recoupant avec les documents justificatifs (par exemple, contrats, courriels, données historiques).
Analyse des causes profondes : Identifier les causes sous-jacentes des problèmes, telles que des erreurs procédurales, des défauts systémiques ou des lacunes dans la communication avec les fournisseurs.

5. Rapport et documentation

Preparer un rapport d'audit de récupération : Documenter les résultats de l'audit dans un rapport détaillé, en décrivant les divergences, le montant total des récupérations potentielles et les causes profondes des problèmes.
Recommendations : Proposer des recommandations pour améliorer les processus ou prendre des mesures correctives afin de prévenir des problèmes similaires à l'avenir.

6. Récupération des paiements excessifs

Initier le processus de récupération : Collaborer avec les fournisseurs, prestataires ou partenaires pour récupérer les montants payés en excès. Cela peut inclure la négociation de remboursements ou de crédits pour les transactions futures.
Négociation et résolution : Engager des discussions avec les fournisseurs pour parvenir à des solutions mutuellement acceptables, telles que le remboursement des paiements excessifs ou l'ajustement des pratiques de facturation futures.

7. Suivi et surveillance

Assurer la récupération des paiements : Suivre l'état de chaque effort de récupération pour garantir que les fonds sont effectivement remboursés ou crédités comme prévu.
Suivre la mise en œuvre des actions correctives : S'assurer que l'entreprise a pris des mesures pour appliquer les changements recommandés, tels que la révision des processus d'approvisionnement ou l'amélioration des contrôles financiers afin d'éviter des erreurs similaires.
Surveiller les contrats fournisseurs à l'avenir : Mettre en place une surveillance continue des relations et des contrats avec les fournisseurs pour garantir le respect des termes négociés.

8. Revue post-audit

Evaluer l'efficacité : Examiner le succès global du processus d'audit et de récupération, en analysant le montant récupéré et les améliorations opérationnelles réalisées.
Amélioration continue : Utiliser les résultats de l'audit pour affiner les pratiques financières, renforcer les contrôles internes et optimiser les stratégies de gestion des fournisseurs.

Ces étapes garantissent que les audits de récupération financière sont complets, efficaces et permettent d'identifier les erreurs et les inefficacités, tout en offrant une approche structurée pour résoudre les problèmes et prévenir les erreurs futures.