Questions fréquentes
1. Quels sont les avantages d'un audit de récupération financière ?
Un audit de récupération offre plusieurs avantages importants pour les entreprises, car il les aide à optimiser leurs processus financiers. Voici quelques-uns des avantages les plus remarquables :
1. Identification des paiements excessifs ou des erreurs
Un audit de récupération permet d'identifier les paiements excessifs, les erreurs de facturation ou les écarts dans les comptes. Cela peut inclure des paiements en double, des remises non appliquées, des conditions contractuelles mal respectées ou des facturations erronées. En les détectant, l'entreprise peut récupérer des fonds perdus.
2. Réalisation d'économies
En mettant en lumière les paiements excessifs ou les erreurs, l'entreprise peut récupérer de l'argent indûment dépensé. Dans de nombreux cas, l'auditeur peut récupérer des montants substantiels qui auraient autrement été négligés.
3. Amélioration du contrôle financier
Les audits offrent aux entreprises une meilleure visibilité sur leurs processus financiers, leur permettant d'améliorer leur contrôle et de réduire les risques d'erreurs futures. Ils fournissent également des informations sur les faiblesses du système qui doivent éventuellement être corrigées.
4. Augmentation de l'efficacité opérationnelle
En évaluant les processus financiers, un audit de récupération peut révéler des inefficacités et proposer des recommandations pour rationaliser les opérations de l'entreprise. Cela peut entraîner une meilleure gestion de la trésorerie et des améliorations globales des activités de l'entreprise.
5. Prévention des erreurs futures
Un audit peut révéler des schémas de problèmes récurrents, permettant aux entreprises de prendre des mesures correctives et d'éviter de telles erreurs à l'avenir. Il aide également à identifier les points faibles dans les systèmes comptables, les contrats avec les fournisseurs ou les processus d'achat.
6. Gestion des relations avec les fournisseurs et les vendeurs
L'audit peut également garantir que les entreprises respectent les contrats négociés et les conditions établies avec les fournisseurs et les vendeurs. Si des erreurs ou des incohérences sont détectées, les conditions peuvent être renégociées ou les attentes clarifiées pour prévenir tout litige futur.
7. Amélioration de la conformité et réduction des risques
Les audits de récupération aident à s'assurer que les entreprises respectent les contrôles internes, les réglementations fiscales et les normes d'audit externes. Cela peut réduire le risque de fraude ou d'erreurs susceptibles d'entraîner des sanctions réglementaires.
8. Transparence financière accrue
Les audits de récupération assurent un niveau plus élevé de transparence et de compréhension de la situation financière de l'entreprise. Cela peut également faciliter la préparation aux audits externes, en veillant à ce que tous les documents soient en ordre.
En résumé, un audit de récupération financière aide les entreprises à identifier et récupérer les opportunités manquées d'économies, à améliorer leurs processus opérationnels et à se protéger contre les pertes futures.
2. Quand pouvons-nous attendre des résultats ?
Le délai pour voir les résultats d'un audit de récupération financière peut varier en fonction de plusieurs facteurs, tels que la portée de l'audit, la complexité des dossiers financiers et l'efficacité du processus d'audit lui-même. En général, les premiers résultats d'un audit de récupération financière peuvent être attendus dans un délai de 3 à 6 mois après le début de l'audit.
Voici une répartition du processus :
Phase initiale (1-2 mois) : Pendant cette période, l'auditeur collecte et examine les données financières, y compris les factures, contrats, historiques de paiements et autres documents. Cette phase implique également l'identification de divergences ou de paiements excessifs potentiels.
Investigation et identification (2-4 mois) : L'auditeur analyse les données pour identifier les erreurs, surfacturations ou montants récupérables. Cela peut prendre un peu plus de temps si des transactions complexes ou de grande envergure doivent être examinées.
Résolution et rapport (4-6 mois) : Une fois les divergences identifiées, l'équipe d'audit travaillera avec l'organisation pour rapprocher les comptes, récupérer les paiements excessifs et préparer un rapport résumant leurs conclusions.
3. Quels résultats pouvons-nous attendre ?
Le résultat financier d'un audit peut varier considérablement en fonction de la taille et de la complexité de l'organisation auditée, de son secteur d'activité et de la portée de l'audit. Voici néanmoins une idée générale de ce à quoi vous pouvez vous attendre :
1. Portée typique de récupération :
> Petites et moyennes entreprises : Les audits de récupération financière peuvent permettre de récupérer entre 1 % et 3 % des dépenses annuelles, ce qui peut représenter une somme significative selon la taille de l'entreprise.
> Grandes organisations : Pour les grandes entreprises, avec un volume important de transactions et de nombreux fournisseurs, la récupération peut atteindre jusqu'à 5 %.
2. Variations sectorielles :
> Dans les secteurs de la fabrication ou du commerce de détail, les audits peuvent générer des récupérations plus importantes en raison du grand nombre de transactions et des relations avec les fournisseurs.
> Dans le secteur public ou gouvernemental, les audits se focalisent souvent sur la conformité et la détection des erreurs de facturation, ce qui peut entraîner une récupération de 3 % à 7 % dans certains cas.
> Dans le secteur de la santé, les audits permettent de récupérer des fonds liés à des paiements excessifs aux fournisseurs ou à des erreurs de facturation souvent non détectées, pouvant conduire à des récupérations plus élevées.
3. Types de récupérations :
> Paiements excessifs : Identifier les cas où des paiements en double ou incorrects ont été effectués.
> Erreurs de tarification : Repérer les écarts entre les prix convenus dans les contrats et les montants réellement facturés.
> Réductions ou rabais non appliqués : Récupérer des fonds auprès des fournisseurs n'ayant pas respecté les remises prévues.
> Non-respect des contrats : Obtenir des remboursements de la part des fournisseurs ou prestataires de services qui n'ont pas respecté les termes des contrats.
4. Exemples de cas spécifiques :
> Secteur de la santé : Certaines organisations de santé peuvent récupérer des millions grâce à la correction d'erreurs de codage, de facturations erronées ou de contrats non conformes avec les fournisseurs.
> Commerçants : Pour les grandes chaînes, un audit de récupération financière peut permettre de récupérer des centaines de milliers, voire des millions, en raison de frais excessifs appliqués par les fournisseurs ou d'erreurs dans les frais d'expédition.
Dans l'ensemble, le montant récupéré dépend de la manière dont l'audit est effectué et du nombre d'irrégularités détectées. Pour de nombreuses entreprises, un audit de récupération financière peut générer un gain substantiel, souvent largement supérieur au coût de l'audit lui-même.
4. Avons-nous besoin d'un budget pour financer un audit de récupération?
Lorsque vous engagez une entreprise pour réaliser un audit financier de récupération, vous rencontrerez généralement deux modèles de tarification principaux : "no cure, no pay" (pas de résultat, pas de paiement) et un tarif forfaitaire. Nous travaillons avec le modèle des coûts variables. Voici ce que cela signifie et comment cela peut influencer votre budgétisation.
"No Cure, No Pay" (Frais de succès) :
Dans ce modèle, l'entreprise d'audit ne facture des frais que si elle réussit à récupérer de l'argent ou à identifier des paiements excessifs. Il s'agit d'une approche très courante et attrayante car elle minimise les coûts à l'avance et le risque financier.
Comment cela fonctionne :
L'entreprise d'audit effectue son travail sans frais initiaux pour vous. Si elle trouve des erreurs, des paiements excessifs ou des remises non réclamées, elle prélève un pourcentage des fonds récupérés.
Avantages :
> Pas de paiement initial : Vous n'avez pas besoin de prévoir un budget ou de payer quoi que ce soit, sauf si l'audit est couronné de succès.
> Sans risque : Si aucun fonds n'est récupéré, vous n'avez rien à payer.
> Motivation pour réussir : L'entreprise d'audit est fortement motivée à trouver des fonds récupérables, car elle n'est payée que si elle obtient des résultats.
5. Combien d'années pouvons-nous remonter pour récupérer des fonds ?
Le nombre d'années pendant lesquelles vous pouvez remonter lors d'un audit de récupération financière dépend généralement des délais de prescription légaux, des politiques de l'organisation auditée et des normes spécifiques au secteur. Voici un aperçu de ce à quoi vous pouvez généralement vous attendre :
1. Délai de prescription
Le délai de prescription est la période maximale pendant laquelle vous pouvez engager des actions juridiques pour récupérer des paiements excessifs ou réclamer des dommages et intérêts. Ce délai varie en fonction de la juridiction et du type de transaction. En général :
> 3 à 4 ans est la période standard pour la plupart des transactions, en particulier pour les entreprises.
> Dans certaines juridictions, le délai peut être porté à 6 ans, mais cela est moins courant.
> Certaines entreprises peuvent avoir des conditions contractuelles ou des politiques internes permettant de remonter plus loin, parfois jusqu'à 7 ou même 10 ans, en particulier si une disposition prolonge la période de récupération dans des cas spécifiques (par exemple, fraude ou tromperie).
2. Directives spécifiques au secteur
> Secteur de la santé : Dans le secteur de la santé, il est possible de remonter jusqu'à 6 ans pour des audits relatifs aux paiements excessifs, aux divergences de facturation ou aux réclamations d'assurance, car les prestataires de soins et les payeurs peuvent avoir des délais différents.
> Contrats gouvernementaux : Les contrats publics autorisent souvent des audits sur des transactions remontant jusqu'à 7 ans.
> Commerce de détail / fabrication : Pour les audits de fournisseurs ou de vendeurs dans des secteurs comme le commerce de détail et la fabrication, il est courant d'examiner les transactions des 3 à 6 dernières années.
3. Accords contractuels
Certains contrats avec les fournisseurs peuvent contenir des clauses spécifiques qui déterminent la période pendant laquelle vous pouvez auditer les paiements ou récupérer des paiements excessifs. Par exemple :
> Clauses contractuelles : Certains contrats de fournisseur peuvent établir une période d'audit explicite (par exemple, 5 ans), après laquelle les audits ne sont plus autorisés ou des restrictions de récupération s'appliquent.
> Conditions de paiement : Si des conditions de paiement spécifiques incluent des remises ou remboursements prolongés, la période d'audit peut être plus longue que le délai de prescription légal.
4. Portée de l'audit
En pratique, la plupart des audits de récupération financière se concentrent sur une période de 3 à 6 ans, car cela offre généralement un bon équilibre entre l'identification des opportunités de récupération significatives et le respect des exigences légales. Cependant, certaines entreprises d'audit sont prêtes à remonter jusqu'à 10 ans si l'organisation dispose de suffisamment de documentation et qu'il n'y a pas de limites de temps pour les réclamations.
Considérations importantes :
> Documentation : Plus vous remontez loin, plus il peut être difficile d'obtenir une documentation précise et fiable, ce qui peut entraver l'efficacité de l'audit.
> Relations avec les fournisseurs : Remonter sur une longue période peut aussi compliquer les relations avec les fournisseurs ou les vendeurs, qui ont peut- être changé leurs pratiques commerciales, ne sont plus en activité ou ont perdu des documents des années précédentes.
Résumé :
En général, vous pouvez remonter entre 3 et 6 ans lors de la réalisation d'un audit de récupération financière. Si vous travaillez dans certains secteurs ou avez des contrats spécifiques, il peut être possible de remonter plus loin, jusqu'à 10 ans, mais cela dépend du cadre juridique, des normes sectorielles et des conditions de vos contrats. Si vous avez des doutes, il est conseillé de consulter l'entreprise d'audit pour clarifier jusqu'où elle peut remonter dans votre cas spécifique.
6. Réalisez-vous votre audit sur place ou à distance ?
Un audit de récupération financière peut être réalisé tant sur place qu'à distance, et le choix de la méthode dépend souvent de la nature de votre entreprise, du type d'audit et des capacités de l'entreprise d'audit. Voici un aperçu des deux méthodes :
1. Audit financier sur place
Cette méthode implique que l'équipe d'audit se rende à votre emplacement pour effectuer l'audit en personne.
Avantages :
> Accès direct aux documents : L'équipe d'audit peut avoir un accès immédiat aux documents physiques, aux systèmes comptables et au personnel pour clarifier toute divergence.
> Collaboration : Les audits sur place permettent une collaboration plus facile entre votre équipe et l'entreprise d'audit, en particulier lorsqu'il y a des problèmes complexes qui nécessitent une discussion ou une résolution immédiate.
> Investigation approfondie : Si l'audit implique la révision de processus spécifiques, de contrôles internes ou de processus de chaîne d'approvisionnement, être sur place peut aider les auditeurs à mieux comprendre le contexte et à identifier les fonds récupérables de manière plus approfondie.
Inconvénients :
> Coûts : Les audits sur place entraînent souvent des coûts supplémentaires, tels que les frais de déplacement, l'hébergement et le temps passé par les auditeurs sur votre site.
> Perturbation : La présence d'une équipe d'audit sur place peut parfois perturber vos opérations normales, surtout si l'audit est de grande envergure ou nécessite des ressources importantes pour soutenir le processus.
2. Audit financier à distance
Un audit à distance est réalisé avec l'équipe d'audit travaillant à distance, généralement en accédant à vos dossiers financiers, factures et autres documents pertinents de manière numérique.
Avantages :
> Rentabilité : Les audits à distance éliminent le besoin de frais de déplacement ou d'hébergement, ce qui les rend plus abordables pour de nombreuses entreprises.
> Flexibilité : Les auditeurs peuvent travailler à leur convenance, et votre personnel peut fournir des documents et des données selon les besoins, sans avoir à être physiquement présent.
> Rapidité : Dans certains cas, un audit à distance peut être plus rapide puisque les auditeurs peuvent accéder immédiatement aux documents et n'ont pas besoin d'attendre des visites sur place ou des plannings.
Inconvénients :
> Accès limité aux documents physiques : Si vous disposez d'un grand nombre de documents physiques qui n'ont pas été numérisés, cela peut ralentir le processus. L'entreprise d'audit devra se baser sur les informations fournies électroniquement.
> Retards de communication : En fonction de la complexité de l'audit, la communication aller-retour peut être plus lente que si les auditeurs sont sur place et peuvent discuter des problèmes en personne.
Comment cela fonctionne généralement :
> Processus à distance : Pour un audit à distance, les auditeurs demandent généralement un accès à vos logiciels financiers, vos registres de transactions, factures, contrats et toutes autres données nécessaires. Ils peuvent utiliser des plateformes cloud sécurisées ou des services de partage de données pour examiner les documents et communiquer avec votre équipe.
> Processus sur place : Si l'audit nécessite un travail sur place, les auditeurs peuvent examiner les documents physiques, évaluer les processus internes sur le terrain et interviewer le personnel pour mieux comprendre certaines transactions. Ils auront également un accès direct aux systèmes qui ne peuvent pas être facilement partagés à distance.
3. Approche hybride
Combinaison des deux : De nombreux audits financiers de récupération sont désormais hybrides, où la collecte et l'analyse des documents initiale se font à distance, suivies d'une visite sur place si nécessaire pour une enquête ou une clarification plus approfondie. Cela permet à l'entreprise d'audit de minimiser les coûts et d'augmenter l'efficacité tout en veillant à ce que toute question complexe ou délicate soit traitée en personne.
Résumé :
> Les audits à distance sont souvent plus rentables et flexibles, ce qui en fait un choix populaire, en particulier pour les audits simples où la plupart des documents sont disponibles numériquement.
> Les audits sur place offrent une participation plus directe et peuvent être mieux adaptés pour des audits plus complexes ou lorsque des investigations approfondies sur les documents physiques sont nécessaires.
> De nombreuses entreprises optent aujourd'hui pour une approche hybride, en commençant à distance et en se rendant sur place uniquement si nécessaire pour des informations ou une vérification supplémentaires.
En fin de compte, le choix dépend des exigences spécifiques de votre entreprise, de la complexité de vos dossiers et des capacités de l'entreprise d'audit. Vous pouvez discuter de la meilleure approche avec l'entreprise d'audit avant de commencer le processus.